5시간짜리 사내 행사를 끌고 가는 법

2025년 12월 15일 월요일, 경기 화성 롤링힐스 호텔 그랜드볼룸에서 기아 오토랜드의 「2025 웹툰 사례집 출간 기념식 & 전사 나우리 한마당」이 열렸다.

'나우리'는 현장 엔지니어들이 안전과 소통을 개선해 온 사내 활동이다. 그 사례를 웹툰으로 엮은 사례집이 나왔고, 이날 행사는 그 출간을 기념하면서 우수 파트를 시상하는 자리였다. ARTPIE가 기획과 운영 대행을 맡았다.

호텔 연회장에 검은 라운드 테이블이 줄지어 놓여 있고 정면 무대 스크린과 왼쪽 벽면 스크린에 커팅식 안내 화면이 떠 있다 — 그랜드볼룸 세팅. 라운드 테이블 배치에 무대 스크린과 측면 프로젝션을 함께 썼다. · ARTPIE

책 한 권을 행사로 만드는 일

사례집은 그 자체로 행사가 되지 않는다. 책이 나왔다는 사실만으로는 다섯 시간을 채울 수 없다. 그래서 책을 가운데 두되 사람이 계속 무대로 올라오는 구조로 짰다.

공간에는 웹툰 프레임을 그대로 옮긴 철제 배너 20개를 세웠다. 배너 하나가 제목컷과 핵심 2컷, 엔딩컷으로 이어지고 하단에 사업부와 파트명을 넣어, 지나가며 읽으면 그 파트의 이야기가 한 편씩 끝나도록 구성했다. 별도로 듀라테이블에 아크릴 전시대를 올린 체험존을 만들어 책을 비치했다.

무대에는 높이 약 1m 조형물과 포디움 폼보드를 세웠다. 참석자가 카메라를 들었을 때 배경에 무엇이 찍히는지가 사내 행사에서는 생각보다 오래 남는다.

300분을 어떻게 나눴나

12개 순서로 쪼갰다.

오전 10시 30분 오프닝. 11시부터 출판 기념식이 시작됐다. 웹툰의 주인공으로 등장한 파트장 17인을 무대로 올려 사례자 토크를 진행하고, 이어서 커팅식과 책자 증정식까지 25분 안에 붙였다. 11시 25분 단체 기념 촬영, 11시 30분 점심.

오후 12시 30분부터 두 시간은 전사 파트 발표였다. 파트당 15분씩 발표와 질의응답. 2시 30분에 팝페라 듀오 「볼라레」의 기념 공연 20분, 2시 50분부터 8개 파트 시상식, 3시 20분 클로징.

긴 행사에서 식사와 공연은 쉼표다. 발표가 두 시간 이어지는 구간 뒤에 공연을 붙이고, 그 온도를 그대로 시상식으로 넘기는 순서로 배치했다.

무대 위에 흰 장갑을 낀 열일곱 명이 한 줄로 서서 붉은 리본을 자르고 있고 객석에서는 참석자들이 휴대폰으로 촬영하고 있다 — 커팅식. 17명이 한 줄로 서서 동시에 리본을 자른다. · ARTPIE

17명을 한 줄로 세우면

커팅식에 17명이 섰다. 사람이 많아질수록 리본 길이와 사람 간격, 장갑과 가위 수량, 신호 타이밍이 전부 변수가 된다. 커팅 세트를 2세트 준비하고 스태프 3인을 무대 아래에 대기시켜 전달과 회수를 맡겼다.

사례자 토크에서는 파트장 17인에게 마이크 3대를 돌렸다. 사회는 서휘영 아나운서가 맡았다. 마이크가 사람 수보다 적을 때 진행자의 실제 일은 질문을 던지는 것이 아니라 마이크의 동선을 정하는 것이다.

사람이 많은 순서일수록 대본보다 물건과 동선이 먼저다. 리본, 장갑, 가위, 그리고 그것을 건네고 받는 손.

무대 위에서 열아홉 명 남짓이 사례집과 흰 선물 쇼핑백을 들고 주먹을 쥔 채 단체 사진을 찍고 있고 뒤 스크린에 웹툰 사례집 출간 기념식이라고 적혀 있다 — 증정식을 마친 파트장들. 책자와 기념 선물을 들고 무대에 남아 단체 촬영으로 이어졌다. · ARTPIE

행사장 밖에서 벌어지는 것들

같은 시간 별도 룸에서는 연말 힐링 클래스가 열렸다. 크리스마스 생화 침엽수로 리스를 만드는 프로그램이다. 재료를 인원수대로 소분해 자리마다 배치하고, 강사 진행에 맞춰 운영했다.

본무대가 돌아가는 동안 다른 방에서 다른 프로그램이 동시에 돌아가면 인력과 동선이 두 배로 갈린다. 그럼에도 이런 구성을 넣는 이유는 단순하다. 다섯 시간짜리 행사에서 참석자가 앉아만 있는 시간을 줄여야 하기 때문이다.

참석자에게 돌아갈 기념 선물과 굿즈는 리허설 시간에 미리 배치했다. 쇼핑백은 220×90×190mm 규격으로 200개를 제작했다.

어두운 강의실에서 두 사람이 긴 테이블에 앉아 리스 재료를 앞에 두고 화면의 크리스마스 리스 만들기 안내를 보고 있다 — 연말 힐링 클래스. 별도 룸에서 크리스마스 생화 리스 만들기가 동시에 진행됐다. · ARTPIE

전날 저녁부터 다음 날 저녁까지

셋업은 12월 14일 일요일 오후 4시에 시작해 저녁 8시에 끝냈다. 포디움 폼보드와 글자 스카시, 배너 20개, 음향, 의자와 책상 배치, 책자 전시 테이블과 소품까지.

당일은 오전 8시부터 10시 30분까지 리허설이었다. 미비 사항을 채우고 영상을 확인하고 상패를 대기시키는 시간이다. 음향은 마이크 6대, 스피커 6대, 콘솔 1대에 오퍼레이터 1인 구성으로, 사회자와 파트장 17인, 발표자, 공연팀의 마이크 큐를 하나씩 받아냈다.

철수는 행사가 끝난 3시 30분부터 오후 6시까지.

5시간짜리 행사의 실제 작업 시간은 그 세 배였다.

발표자가 마이크를 들고 무대에서 사내소통 사외소통 SNS소통으로 구성된 활동 소개 슬라이드 앞에서 설명하고 있다 — 오후 두 시간을 채운 전사 파트 발표. 파트당 15분씩 발표와 질의응답이 이어졌다. · ARTPIE

사내 행사 식순은 어떤 순서로 짜나

긴 사내 행사의 식순은 발표가 이어지는 구간 뒤에 공연을 두고, 그 뒤에 시상식을 붙인다. 식사와 공연이 쉼표가 되고, 공연으로 올라간 분위기가 시상으로 넘어간다.

2025 나우리 한마당의 식순은 이렇게 흘렀다. 오전 10시 30분 오프닝, 11시 출판 기념식. 기념식 25분 안에 사례자 토크와 커팅식, 책자 증정식을 붙였다. 11시 25분 단체 기념 촬영, 11시 30분 점심. 오후 12시 30분부터 두 시간은 파트당 15분씩 발표와 질의응답이다. 2시 30분 기념 공연 20분, 2시 50분 8개 파트 시상식, 3시 20분 클로징.

식순을 짤 때 시간보다 먼저 세어야 하는 것이 있다. 한 번에 무대에 서는 사람 수다. 커팅식에 17명이 서면 리본 길이와 가위, 장갑 수량이 달라진다. 이날은 커팅 세트를 2세트 준비하고 스태프 세 명이 무대 아래에서 건네고 받았다. 토크에서는 17명에게 마이크 3대를 돌렸다.

대관 시간도 식순에서 나온다. 본 행사는 5시간이었지만 전날 셋업 4시간, 당일 리허설 2시간 30분, 철수 2시간 30분이 앞뒤로 붙었다. 사내 행사를 준비한다면 행사장을 본 행사 시간의 세 배로 잡아 두는 편이 안전하다.

행사에 예술을 더하면, 사람들이 기억한다. 사내 행사 식순 구성과 사회자·공연 섭외, 기업 행사 대행이 필요하다면 문의하기로 알려 주면 된다.

ARTPIE가 맡은 범위

기획·운영 총괄 및 대본·큐카드 작성 무대 조형물·포디움 폼보드·글자 스카시 제작 웹툰 전시 배너 20종 디자인 및 제작 웹툰 체험존·책자 전시 구성 음향 시스템 운영 및 마이크 큐 진행 사회자 섭외 및 진행 조율 공연 섭외 및 운영 굿즈 제작과 배포, 시상 물품 운영 현장 기록 촬영

12개 순서로 구성된 300분 프로그램을 셋업부터 철수까지 한 팀이 맡아 운영했다.