32명짜리 시상식의 격은 어디서 나오나

2025년 12월 5일 저녁, 여의도 켄싱턴호텔에서 「제2회 2025 에디티지 장학금 수여식」이 열렸다. 발주처는 캑터스(cactusglobal).

참석자는 32명, 수상자는 10명. ARTPIE는 참석자 안내물부터 시상 물품, 공간 연출, 현장 운영, 사진·영상 기록까지 준비 범위 전반을 맡았다.

참석자가 적은 행사에는 대형 무대도, 조명 연출도, 대규모 시스템도 들어가지 않는다. 그렇다고 준비가 적은 것은 아니다. 오히려 사람 수가 적을수록 하나하나가 눈에 들어온다.

준비한 것은 참석자 32명 기준 명찰, 상장과 상장 케이스 10세트, 수상자 꽃다발 3개, 테이블 센터피스 4개였다. 센터피스와 꽃다발은 현장 배송해 직접 설치했다.

이 목록의 공통점은 전부 손에 쥐거나 눈앞 30cm 안에 놓이는 물건이라는 점이다. 32명짜리 행사에서는 그 거리에 있는 것들이 행사의 인상을 결정한다.

순위 표기용 A2 폼보드 3개를 제작했다. 1등, 2등, 3등과 각각의 장학금 액수가 크게 들어간 판이다.

시상식에서 수상자가 실제로 받는 것은 상장 한 장이다. 그런데 사진에 남는 것은 상장이 아니라 이 폼보드다. 수상자가 들고 서고, 단체 촬영 때 앞줄에 놓이고, 나중에 발주처가 홍보 자료로 쓰는 것도 이 장면이다.

작은 행사일수록 '사진에 무엇이 찍히는가'를 먼저 설계한다.

디자인 범위는 상패와 현수막, 백월, 그리고 좌석배치도였다.

좌석배치도는 성격이 다르다. 디자인물이면서 동시에 운영 문서다. 누가 어디 앉는지가 정해져야 명찰 배치가 정해지고, 시상 순서의 동선이 정해지고, 사진 기사가 어느 방향에서 찍을지가 정해진다.

안내물은 A3 POP 스탠드 3개와 이젤 1개, 현수막 2개, 리플렛 50부, 안내용 폼보드로 구성했다. 처음 오는 참석자가 입구에서 어디로 가야 할지 묻지 않게 하는 것이 목적이다.

현장 사진과 영상을 촬영하고, 행사 스케치 영상 1편을 편집해 전달했다.

연 1회 열리는 시상식에서 기록물의 용도는 명확하다. 다음 회차 모집을 알릴 때 쓰는 자료가 된다. 제2회 행사의 스케치 영상이 제3회 지원자를 모으는 셈이다.

행사가 끝나는 지점과 대행의 범위가 끝나는 지점은 같지 않다.

소규모 시상식 준비물은 참석자 손에 쥐어지는 것, 사진에 찍히는 것, 길을 알려 주는 것 세 가지로 나누면 빠지지 않는다. 가장 먼저 확정할 것은 좌석배치도다.

참석 32명, 수상 10명이었던 이 수여식을 기준으로 적는다. 손에 쥐어지는 것은 명찰 32개, 상장과 상장 케이스 10세트, 꽃다발 3개였다. 사진에 찍히는 것은 백월과 현수막, 그리고 1등부터 3등까지 등수와 장학금 액수를 크게 넣은 A2 폼보드 3개다. 길을 알려 주는 것은 A3 POP 스탠드 3개와 이젤 1개, 리플렛 50부였다. 테이블에는 센터피스 4개를 올렸다.

좌석배치도를 먼저 정하는 이유는 나머지가 거기서 나오기 때문이다. 누가 어디 앉는지가 정해져야 명찰을 놓을 수 있고, 수상자가 무대로 나오는 동선이 정해지고, 사진 기사가 설 자리가 정해진다.

수상자가 받는 것은 상장이지만 사진에 남는 것은 폼보드와 꽃다발이다. 그래서 작은 시상식일수록 무엇이 찍힐지를 먼저 정한다. 촬영한 사진과 스케치 영상은 다음 회차 모집을 알리는 자료로 다시 쓰인다.

행사에 예술을 더하면, 사람들이 기억한다. 시상식 준비와 현장 운영, 행사 대행이 필요하다면 문의하기로 알려 주면 된다.

참석자 32명 기준 명찰 제작 상장과 상장 케이스 10세트 준비 수상자 꽃다발 3개 및 테이블 센터피스 4개 구성 센터피스·꽃다발 현장 배송 및 설치 A3 POP 스탠드 3개와 이젤 1개 운영 현수막 2개, 리플렛 50부, 안내용 폼보드 제작 상패·현수막·백월 및 좌석배치도 디자인 순위 표기용 A2 폼보드 3개 제작 행사 사진 및 영상 촬영 행사 스케치 영상 1편 편집